Fast jede Anfrage zur Automatisierung beginnt mit der Werkzeugfrage. Welches Tool ist das beste? Die ehrliche Antwort lautet: Die Auswahl ist kleiner, als der Markt suggeriert, und der Unterschied zwischen den Kandidaten liegt an einer Stelle, die in Vergleichslisten fast nie auftaucht.
Was der übliche Toolvergleich übersieht
Der Digitalverband Bitkom hat im Januar und Februar 2026 604 Unternehmen ab 20 Beschäftigten befragen lassen und die Ergebnisse am 11. März 2026 in Berlin vorgestellt. 41 Prozent der Unternehmen nutzen KI bereits, weitere 48 Prozent planen den Einsatz oder diskutieren darüber. Bei 45 Prozent der Anwender wurden interne Prozesse deutlich beschleunigt.
In derselben Befragung sagt aber ein Drittel (33 Prozent), dass KI zu deutlich höheren Kosten geführt hat als vorher erwartet. Diese beiden Zahlen gehören zusammen: Der Ablauf funktioniert, die Rechnung überrascht. In den Fällen, die bei uns landen, liegt das selten am Umsetzungsaufwand. Es liegt an einer Zeile im Preismodell, die beim Kauf niemand gelesen hat.
Die Abrechnungseinheit entscheidet, nicht der Listenpreis
Alle vier Anbieter verkaufen scheinbar dasselbe: Sie verbinden Systeme und lassen Abläufe automatisch laufen. Sie zählen aber vier völlig verschiedene Dinge. Nehmen wir einen typischen Ablauf: ein Auslöser, drei Schritte danach, und pro Lauf werden zehn Datensätze verarbeitet, etwa zehn neue Formulareingänge.
| Werkzeug | Abrechnungseinheit | Derselbe Ablauf, zehn Datensätze | Was mit dem Volumen wächst |
|---|---|---|---|
| n8n Cloud | Ein Durchlauf des gesamten Workflows, unabhängig von der Schrittzahl | 1 Execution | Nur die Zahl der Durchläufe, nicht die Zahl der Schritte |
| Make | Ein Credit je Modullauf, bei Nicht-KI-Apps entspricht 1 Operation 1 Credit | 31 Credits | Jeder zusätzliche Schritt und jeder zusätzliche Datensatz |
| Zapier | Ein Task je erfolgreicher Aktion, Auslöser zählen nicht mit | 30 Tasks | Jeder zusätzliche Schritt und jeder zusätzliche Datensatz |
| Microsoft Power Automate | Lizenz je Nutzer oder je Bot, keine Verbrauchseinheit pro Lauf | Keine zusätzliche Einheit | Die Zahl der Personen und der unbeaufsichtigten Bots |
Die Zahlen stammen nicht von uns. n8n schreibt auf der eigenen Preisseite, eine Execution sei ein einzelner Lauf des gesamten Workflows, unabhängig davon, wie viele Schritte er hat. Make erklärt in der eigenen Dokumentation genau dieses Beispiel: Ein Szenario mit einem Auslöser und drei Folgemodulen, das zehn neue Eingänge verarbeitet, verbraucht 31 Operationen, weil jedes Folgemodul einmal pro Datensatz läuft. Zapier zählt jede erfolgreich ausgeführte Aktion als Task, das Prüfen auf neue Daten dagegen nicht.
Der praktische Effekt: Wer den Ablauf um einen Schritt erweitert, zahlt bei n8n nichts extra und bei Make sowie Zapier zehn Einheiten mehr pro Lauf. Wer die Datenmenge verzehnfacht, zahlt bei n8n weiterhin eine Einheit. Genau deshalb kippen Automatisierungen, die im Test günstig aussahen, im Echtbetrieb ins Teure.
Make dokumentiert übrigens auch den Gegenzug: Wer im selben Beispiel einen Aggregator einbaut, der die zehn Ergebnisse zu einer einzigen Nachricht bündelt, senkt den Verbrauch eines Laufs von 11 auf 3 Operationen. Bauart schlägt Tarifwahl.
Die vier Werkzeuge im Kurzporträt
n8n: die erste Wahl, wenn Volumen oder Datenhoheit zählen
n8n rechnet pro Durchlauf ab und ist damit das einzige der vier Werkzeuge, bei dem komplexe Abläufe nicht automatisch teurer werden. Die Cloud-Tarife beginnen bei 20 Euro im Monat (Starter, jährliche Abrechnung) mit 2.500 Executions, Pro liegt bei 50 Euro mit 10.000 Executions, Business bei 667 Euro mit 40.000 Executions. Alle Tarife enthalten unbegrenzt viele Nutzer und Workflows.
Zwei Punkte, die im DACH-Kontext häufig den Ausschlag geben: Die gehosteten Daten liegen laut Anbieter auf Servern in Frankfurt, und es gibt eine frei selbst hostbare Community Edition auf GitHub. Unternehmen unter 20 Beschäftigten können außerdem 50 Prozent Rabatt auf den Business-Tarif beantragen. Wer den Business-Tarif überzieht, zahlt 4.000 Euro je zusätzlichem Paket von 300.000 Executions, also lieber vorher rechnen.
Make: die visuellste Oberfläche, mit dem feinsten Zählwerk
Make hat die Abrechnungseinheit 2026 umbenannt: Credits haben Operationen als Begriff für die Abrechnung abgelöst, der Preis der Tarife blieb dabei unverändert. Bei Nicht-KI-Apps und bei Drittanbieter-KI-Apps wie OpenAI, Anthropic Claude oder Gemini entspricht eine Operation einem Credit, die Tokens zahlen Sie direkt an den KI-Anbieter. Einzelne Module verbrauchen laut Dokumentation 2 oder 10 Credits je Operation.
Wer Makes eigenen KI-Anbieter nutzt, zahlt nach Tokens und Operationen, und der Anbieter veröffentlicht die Umrechnung modellweise. Bei Claude Sonnet 4.5 sind das 301 Eingabe-Tokens je Credit und 60 Ausgabe-Tokens je Credit, bei den kleinen Modellen ein Vielfaches davon. Das ist transparent, aber es bedeutet auch: Der Verbrauch hängt an der Länge Ihrer Prompts. Make ist stark, wenn Fachabteilungen selbst bauen sollen. Es bestraft aber unsaubere Abläufe direkt auf der Rechnung.
Zapier: die größte Auswahl an Anbindungen
Zapier verbindet nach eigenen Angaben mehr als 9.000 Anwendungen und ist damit fast immer die Antwort auf die Frage, ob ein exotisches Werkzeug angebunden werden kann. Der kostenlose Tarif enthält 100 Tasks im Monat und nur zweistufige Abläufe, Professional startet bei 19,99 US-Dollar im Monat, Team bei 69 US-Dollar (Zapier weist die Listenpreise in US-Dollar aus, die Abrechnungswährung ist wählbar).
Zwei nützliche Details aus dem Kleingedruckten: Filter, Pfade, Formatter, Tables und Forms zählen nicht als Task, das Prüfen auf neue Daten ebenfalls nicht. Ein Aufruf über Zapier MCP, also der Weg, auf dem ein KI-Assistent selbst Aktionen auslöst, verbraucht dagegen zwei Tasks. Wer Zapier als Aktionsschicht für einen Assistenten einsetzt, sollte das einkalkulieren.
Microsoft Power Automate: sinnvoll, wenn Microsoft 365 ohnehin steht
Power Automate rechnet nicht pro Lauf, sondern pro Lizenz ab. Premium kostet 13,00 Euro je Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, zuzüglich Mehrwertsteuer. Unbeaufsichtigte Desktop-Flows, also der klassische RPA-Fall, kosten 130,00 Euro je Bot und Monat, mit von Microsoft gehosteter virtueller Maschine 186,30 Euro. Das Process-Mining-Add-on liegt bei 4.332,40 Euro je Mandant und Monat, Copilot Studio bei 173,30 Euro für 25.000 Copilot Credits im Monat.
Der Vorteil ist die Nähe zu Daten, die ohnehin in Microsoft 365 liegen, und eine Rechtelogik, die die IT bereits kennt. Der Haken steht in Microsofts eigener Fußnote: Ein Bot führt jeweils genau einen unbeaufsichtigten Desktop-Flow gleichzeitig aus. Wer parallel arbeiten will, braucht mehrere Bots, und dann wird aus einer Lizenzzeile schnell eine vierstellige Monatsposition.
Fünf Fragen, die die Auswahl in zehn Minuten entscheiden
- Wie viele Datensätze verarbeitet ein Lauf? Ab etwa zehn pro Durchlauf wird die Abrechnung pro Schritt zum Kostentreiber, und n8n zieht davon.
- Wo dürfen die Daten liegen? Wenn die Antwort Deutschland oder eigener Server lautet, bleiben in der Praxis n8n (selbst gehostet) und Microsoft übrig.
- Wer pflegt das Ganze in einem halben Jahr? Baut die Fachabteilung selbst, gewinnt Make. Sitzt eine technische Person daneben, gewinnt n8n.
- Brauchen Sie eine exotische Anbindung? Dann prüfen Sie zuerst Zapier, sonst bauen Sie eine Schnittstelle nach, die es woanders fertig gibt.
- Steht Microsoft 365 bereits im Haus und geht es um Dateien, Postfächer und Freigaben? Dann rechnet sich Power Automate oft allein über die Einsparung an Anbindungen.
Was kein Werkzeug für Sie löst
In der Bitkom-Befragung nennen 66 Prozent der Unternehmen fehlende Zeit als Hindernis der Digitalisierung, 26 Prozent fehlendes Wissen darüber, was in vergleichbaren Häusern funktioniert. Kein Tarif der Welt löst das. Was ein Werkzeug leistet, ist die Ausführung eines Ablaufs, den jemand vorher präzise beschrieben hat: Auslöser, Schritte, Bedingungen, Ausnahmen, und die Stelle, an der ein Mensch draufschaut.
Deshalb beginnt unsere KI-Automatisierung nie mit der Toolfrage, sondern mit einem Ablauf, den wir mitschreiben, während jemand ihn einmal von Hand macht. Danach ist die Werkzeugwahl meistens in zehn Minuten erledigt, und sie fällt oft anders aus als erwartet.
Ein letzter Hinweis aus der Praxis: Mehrere Werkzeuge parallel sind kein Fehler, sondern häufig die günstigste Lösung. Ein volumenstarker Kernablauf in n8n und drei kleine Benachrichtigungen in dem Werkzeug, das die Fachabteilung ohnehin bedient, kostet zusammen weniger als der Versuch, alles in ein System zu zwingen.
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